«Не презирай совета ничьего,
Но прежде рассмотри его»
И.А. Крылов
Деятельность Управления Федерального казначейства по г. Москве (далее по тексту – Управление) осуществляется в соответствии с ориентирами, установленными Федеральным казначейством, направленными на постоянное повышение качества выполняемых государственных функций через максимальную автоматизацию процессов, применение самых передовых технологий, упрощение административных и технических процедур поиска, апробации и реализации организационных решений, направленных на создание условий для повышения эффективности работы, качества и комфорта обслуживания клиентов. На современном этапе развития органов Федерального казначейства, внутренний контроль является важной управленческой функцией в деятельности Управления, направлен на предупреждение и пресечение нарушений и недостатков, повышение эффективности деятельности Управления в целом.
Признаками внутреннего контроля, проводимого внутренним контрольно-аудиторским подразделением Управления - Отделом внутреннего контроля и аудита (далее по тексту – ОВКиА), является его комплексность и ориентация на специфические задачи и цели, применительно к условиям функционирования Управления.
ОВКиА использует при проведении контрольных мероприятий так называемый риск-ориентированный подход. Построение системы риск-ориентированного планирования требует организации эффективного взаимодействия между сотрудниками ОВКиА. Очень важно знать аспекты деятельности проверяемого объекта и уметь давать конструктивную оценку действий проверяемого объекта.
Составление плана контрольной деятельности Управления на очередной год строится с учетом следующих факторов:
- учитываются требования Стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности, утвержденных приказом Федерального казначейства от 29.06.2011 № 253 (в ред. от 14.11.2013 № 259) (далее по тексту - Стандарты внутреннего контроля и внутреннего аудита), по соблюдению установленной периодичности проведения проверок - не реже одной проверки в 1- 2 года на каждом объекте проверки;
- подвергаются анализу результаты контрольных мероприятий, проведенных контрольно-аудиторскими подразделениями Управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, излагаемые в обзорных письмах Федерального казначейства;
- систематизируются сведения о нарушениях, выявленных Управлением внутреннего контроля (аудита) и оценки эффективности деятельности Федерального казначейства при проведении контрольных мероприятий в территориальных органах Федерального казначейства, излагаемые в обзорных письмах Федерального казначейства.
С учетом результатов этих мер выявляются участки работы Управления, наиболее подверженные рискам,
- проверкам подвергаются, прежде всего, периоды деятельности структурных подразделений и территориальных отделов Управления (далее по тексту - Отделы Управления), которые характеризуются наибольшими объемами работы (как правило, конец квартала, полугодия, года),
- принимаются во внимание фактор изменения кадрового состава в Отделах Управления,
- анализируется и учитывается информация, которая поступила в Управление в ходе рассмотрения жалоб и заявлений граждан, юридических лиц, правоохранительных и иных контролирующих органов.
Проведенная в 2012 году реорганизация Управления в форме присоединения к Управлению отделений по административным округам города Москвы в виде территориальных отделов, привела к перераспределению объемов работы между структурными подразделениями и территориальными отделами, а именно, произошла централизация работы по осуществлению следующих видов деятельности Управления:
- формирование бюджетной отчетности по исполнению бюджетов Российской Федерации;
- финансовое обеспечение деятельности;
- правовое обеспечение деятельности;
- кадровая работа;
- кассовое обслуживание лицевых счетов автономных учреждений федерального уровня;
- кассовое обслуживание исполнения бюджета Союзного государства;
- ведение федеральных реестров, открытие лицевых счетов;
- информационно-техническое обеспечение деятельности;
- организация работы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;
- административно-хозяйственная деятельность;
- обеспечение режима секретности и безопасности информации;
- выплата детских пособий гражданам – чернобыльцам.
Это закономерно привело к увеличению объема работы, выполняемой функциональными подразделениями Управления, соответственно, отразилось на увеличении количества документов, подлежащих охвату при проведении проверок деятельности функциональных подразделений, и прежде всего, сказалось на повышении степени ответственности сотрудников ОВКиА при проведении контрольных мероприятий деятельности функциональных Отделов Управления.
Целью проведения контрольных мероприятий и заседаний Контрольного совета Управления по рассмотрению материалов по результатам контрольных мероприятий является выявление рискоемких направлений деятельности Управления и выработка рекомендаций по снижению уровня рисков.
Материалы проверки с приложением Акта по результатам проверки, возражений к нему (при их наличии) и отчета о результатах проверки предоставляются ОВКиА на Контрольный совет Управления - постоянно действующий экспертно-совещательный орган при руководителе Управления, возглавляемый заместителем руководителя Управления, заседания которого проводятся по решению руководителя Управления.
Основаниями для проведения заседаний Контрольного совета являются служебная необходимость, необходимость реализации требований, вытекающих из законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации.
Контрольный совет Управления служит инструментом ведомственного контроля, проводимого в целях установления соответствия деятельности Управления по исполнению государственных функций и полномочий, по обеспечению его текущей деятельности требованиям законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации и принятых управленческих решений в установленной сфере деятельности.
Организация деятельности Контрольного совета органа Федерального казначейства регламентирована Стандартами внутреннего контроля и внутреннего аудита.
Контрольный совет Управления призван решать следующие задачи:
- осуществлять коллегиальное рассмотрение выявленных в процессе контрольного мероприятия нарушений на предмет их квалификации,
- идентифицировать риски в работе объекта проверки из-за допущенных нарушений,
- вырабатывать рекомендации, адресованные как начальнику проверенного Отдела Управления, так и иным потенциальным объектам контроля, в выявлении причин отмеченных нарушений и составлении перечня мер по их предотвращению и устранению,
- формировать эффективный механизм обратной связи с целью мониторинга правоприменительной практики в отношении законодательных и нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность объекта проверки по проверяемому вопросу.
Одной из основных задач Контрольного совета Управления является выявление именно причин, повлиявших на возникновение тех или иных отклонений или нарушений - явились ли они технологически спровоцированными, предопределенными проблемами и коллизиями в обеспечивающем казначейское исполнение нормативно-правовом механизме, следствием стечения обстоятельств, непрофессионализма сотрудника объекта проверки или имеют место умышленные действия в ходе кассового обслуживания исполнения бюджетов с нарушением требований нормативных правовых актов.
Именно определение причинно-следственной связи между рисками и обусловившими их причинами является главной задачей и одновременно целью деятельности Контрольного совета Управления по рассмотрению материалов проверки. Только после того, как в результате коллегиального детального рассмотрения будут установлены имевшие место риски, и выявлены причины, их обусловившие, появится возможность принять верное управленческое решение.
Проблемами, возникающими в работе объектов проверок и причинами отклонений в работе объектов проверок от установленных требований может являться:
- неудовлетворительная организация технологических процессов: наличие сбоев в функционировании используемого прикладного программного обеспечения (ППО «СУФД», ППО «АС ФК», ППО «LanDocs») и (или) несвоевременная доработка ППО, что приводит к увеличению доли визуального контроля, и как следствие, сказывается на результатах работы;
- недостаточная регулярность ротации кураторов по обслуживаемым клиентам;
- слабая подготовка, отсутствие практических навыков, недостаточный профессионализм сотрудника;
- пренебрежение правилами и положениями руководящих документов, несвоевременное изучение новых нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности и вносимых в них изменений;
- недобросовестное выполнение своих должностных обязанностей;
- попустительское отношение к выполняемой работе;
- невнимательность сотрудников;
- работа на «автомате», неспособность видеть свои ошибки со стороны;
- недостаточно организованный внутренний самоконтроль сотрудника;
- недостаточно хорошее оборудование рабочих мест (неудобная мебель и ее недостаточность, отсутствие необходимого количества номеров телефонов ВТС, и тд.).
Анализ материалов проверок позволяет сделать вывод, что во многих случаях нарушения связаны, прежде всего, с влиянием человеческого фактора: с неоднозначной трактовкой сотрудниками объекта проверки требований нормативных правовых актов, недостатком навыков применения нормативных правовых актов в их взаимосвязи; с постоянным внесением изменений и дополнений в законодательные и нормативные правовые акты, не сопровождаемые в достаточной мере изучением сотрудниками этих новаций, и их формализацией в используемом прикладном программном обеспечении.
Отделам Управления, подвергшимся проверке, по результатам которой установлено незначительное количество нарушений и недостатков, в качестве первого сигнала направляются Указания, без проведения Контрольного совета. В Указаниях отражаются нарушения и недостатки, выявленные в ходе проверки, и даются предложения (рекомендации) объекту проверки по устранению выявленных нарушений требований законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации и обеспечению их недопущения в дальнейшем.
В случае установления в ходе проведения последующего контрольного мероприятия ранее допущенных Отделом Управления аналогичных нарушений, начальника Отдела приглашают на заседание Контрольного совета.
Начальник Отдела Управления имеет право эффективно отстаивать свою точку зрения на Контрольном совете в сопровождении своего заместителя, что позволяет подготовить и огласить разумные причины, объясняющие допущенные отклонения от установленных процессов и процедур.
Как правило, на заседание Контрольного совета Управления, приглашаются представители отделов Управления, заинтересованные в рассмотрении конкретного случая допущенного нарушения, с тем, чтобы самим не допустить в работе подобного нарушения и предотвратить условия, способствующие его совершению. Например, если нарушение допущено территориальным отделом в ходе кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, то на заседание Контрольного совета приглашаются представители Отдела расходов, Отдела обслуживания силовых ведомств.
Например, по вопросу корректности указания причин возврата без исполнения Заявок на кассовый расход, формулировка причин отказа может расцениваться на усмотрение проверяющих, как допустимо корректной, так и некорректной.
Пунктом 6 Порядка № 11н установлено, что орган Федерального казначейства принимает платежные документы к исполнению в случае определенных условий, в том числе, несоответствие требованиям, установленным Порядком №11н.
Пунктом 18 Порядка № 11н установлено, что в случае если представленный клиентом документ не соответствует требованиям Порядка №11н, орган Федерального казначейства отказывает клиенту в приеме документа, регистрирует представленный документ в Журнале регистрации неисполненных документов и не позднее рабочего дня, следующего за днем его представления клиентом при информационном обмене между органом Федерального казначейства и клиентом в электронном виде направляет клиенту Протокол в электронном виде, в котором указывается причина возврата.
Следует отметить, что Порядком № 11н, а также другими нормативными правовыми актами не утверждены специальные правила заполнения поля «Перечень сообщений/ошибок» электронной формы Протокола (код формы по КФД 0531805). В программной реализации ППО «АСФК» указанное поле электронной формы Протокола является свободно редактируемым, при этом в ППО «АСФК» отсутствует справочник причин возврата для выбора причины при «ручном» протоколировании.
Более того, при прохождении автоматизированного контроля в ППО «АСФК» при наличии несоответствий в документе Порядку №11н указанное поле заполняется автоматически соответствующим информационным сообщением, содержащим результат программного контроля.
Учитывая позицию Федерального казначейства о необходимости выдачи исчерпывающе подробных разъяснений о несоответствии представленных документов при осуществлении документооборота с внешними пользователями государственных услуг, администрируемых органами Федерального казначейства в рамках их компетенции, сотрудники отдела расходов, в соответствии с п. 18 Порядка №11н прилагают необходимые усилия по доведению до клиентов разъяснений фактической причины, препятствующей принятию платежного документа к исполнению, исключающей повторное направление документов, не соответствующих требованиям п. 6 Порядка № 11н.
Таким образом, возврат поступивших заявок на кассовый расход Протоколом, содержащим в поле «Причина отказа», конкретно указанное нарушение без указания соответствующей общей нормы из п.6 Порядка №11н не является нарушением п.6 Порядка №11н, поскольку указанные ЗКР не могли быть приняты к исполнению в связи с их несоответствием Порядку № 11н.
По итогам рассмотрения материалов проверки, Контрольный совет указывает начальнику объекта проверки на недопустимость нарушений, либо может принять решение о вынесении на рассмотрение руководителю Управления предложений о мере ответственности должностных лиц за нарушения, допущенные Отделами Управления.
Отмечая значимую роль Контрольного совета Управления по принятию управленческих решений по итогам рассмотрения материалов проверок, необходимо отметить «реперные» точки контрольной деятельности, осуществляемой органами Федерального казначейства, которые могут негативно влиять на весь процесс осуществления ведомственного контроля:
- невозможно отрицать присутствие элемента субъективности при выборе объекта проверки для включения в план проверок;
- не установлены централизованно параметры определения оптимальности сроков проведения проверок;
- выборочный способ проведения проверки может являться скрытым фактором для неотражения какого-либо нарушения в акте проверки;
- дискуссионным является вопрос выбора темы проверки исходя их перечня вопросов Типовой программы проверки деятельности территориального органа Федерального казначейства, при этом допускается возможность выбора темы проверки, как в совокупности вопросов, так и по отдельным вопросам деятельности объекта проверки, что значительно облегчает процесс проверки;
- существующие отдельные противоречия в законодательной базе порой делают затруднительным однозначную квалификацию допущенных нарушений в ходе кассового обслуживания расходов бюджетов;
- прямая зависимость от руководителя группы проверки, от проверяющего сотрудника ОВКиА по изложению/неизложению факта допущенного объектом проверки нарушения в Акте проверки;
- не применение при описании фактов нарушений стандартного вида нарушения из Перечня возможных (основных) нарушений при осуществлении деятельности управления Федерального казначейства по субъекту РФ, утвержденного приказом Федерального казначейства от 20.09.2013 № 197.
Перечисленные условия являются составляющими совокупных «рисков» контрольной деятельности и отрицательно влияют как на качество проведения непосредственно контрольных мероприятий, так и на качество изложения текста в описательной части Актов проверок, и в конечном итоге - на качество решений, принимаемых на Контрольном совете. В целях минимизации рисков в деятельности контрольно-аудиторских подразделений, необходимо исключить неформальный подход к процессу проведения проверки, в т.ч. к процессу планирования.
В целях снижения рисков в деятельности контрольно-аудиторских подразделений территориальных органов Федерального казначейства, остро стоит проблема четкой регламентации действий сотрудников контрольно-аудиторских подразделений в ходе проведения контрольных мероприятий, а также установление критериев результативности контрольной деятельности.
Предоставление руководству Управления достоверной, объективной информации о деятельности Отделов Управления требует от сотрудников ОВКиА наличия комплекса профессиональных знаний основ бюджетного законодательства и казначейских принципов кассового обслуживания и особенностей технологической реализации процесса исполнения бюджетов, опыта работы в системе Федерального казначейства, постоянного повышения квалификации по различным направлениям деятельности Управления, как основы обеспечения эффективности проведения контрольных мероприятий.
Количество направлений деятельности Управления, проверяемых ОВКиА самостоятельно, без привлечения представителей функциональных подразделений – 12 из 16 направлений, предусмотренных Типовой программой проверки деятельности территориального органа Федерального казначейства, а именно:
- организация и осуществление учёта поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределение между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации;
- организация и осуществление электронных расчетов в системе банковских расчетов между УФК и учреждениями Банка России и кредитными организациями;
- кассовое исполнение федерального бюджета и исполнение бюджета Союзного государства;
- ведение федеральных реестров;
- кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта Российской Федерации (местного бюджета);
- ведение бюджетного учета, составление и представление отчетности по операциям кассового исполнения федерального бюджета, кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, бюджета Союзного государства, бюджетных учреждений и иных организаций;
- ведение финансовых и хозяйственных операций и их отражение в бюджетном учете при исполнении бюджетной сметы;
- правовое обеспечение деятельности;
- информационно-техническое обеспечение деятельности;
- организация кадровой работы;
- административно-хозяйственное обеспечение деятельности;
- организация работы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
Принимая во внимание, что на заседаниях Контрольного совета Управления всесторонне анализируются и изучаются причины, повлекшие те или иные нарушения и недостатки, выявленные в ходе контрольного мероприятия, Контрольный совет для начальников Отделов Управления в первую очередь – это способ «увидеть свежим взглядом» слабые места и узкие участки в работе Отдела Управления, повысить свою профессиональную квалификацию, и, в конечном счете, снизить риски в функциональной деятельности.
Несомненной является польза от деятельности Контрольного совета Управления и для работы Отделов. Контрольный совет - это всегда повод задуматься, существуют ли в деятельности Отделов Управления неустранённые слабые места, есть ли резервы для повышения качества и эффективности работы казначейства.
Контрольный совет Управления - это не карательный орган, а скорее, профилактический, способный дать оценку рисков, возникших в результате несоблюдения объектами проверок требований нормативных правовых актов, либо противоречий, имеющихся в нормативных правовых актах, технологических регламентах.
И.С. Жалнина
Начальник Отдела внутреннего контроля и аудита
УФК по г. Москве
Комментарии отключены.
